Аудит кадровой документации: виды, этапы, польза

Содержание:

1. Кадровый аудит: определение и типы
2. Когда необходим кадровый аудит?
3. Порядок проведения аудита
4. Первый этап: предварительный
5. Второй этап: утверждение документации
6. Третий этап: анализ документации
7. Четвертый этап: формирование отчета по результатам проверки
8. Польза аудита

Трудовой кодекс РФ регулярно изменяется и уточняется. Основные нововведения коснулись контрольных инспекций по соблюдению норм трудового законодательства. Большая часть этих проверок включает анализ документации по кадрам предприятия.

Кадровый аудит: определение и типы

Аудит документации по кадрам представляет собой экспертную проверку отчетности предприятия, которая относится к кадровому учету. Процедура позволяет выявить нарушения, несоответствия и ошибки в данном виде отчетности. В рамках обслуживания выполняется проверка наличия документации с последующей её экспертизой.

Зачастую клиенты путают понятия «консалтинг» и «аудит кадровой документации». В общих чертах эти направления схожи. Оба вида деятельности призваны помогать специалистам эффективно решать свои задачи с применением ТК РФ. Однако консалтинговые услуги больше направлены на разъяснение нюансов по ведению кадрового учета, чем на работу с имеющейся документацией. Консультант даёт развернутые ответы на вопросы клиента по выбранным направлениям. Аудит больше направлен на проверку кадровой отчетности, тогда как консалтинг является дополнением к основной деятельности.

Кадровый консалтинг и аудит могут дополнять друг друга. Клиент, заказывая услугу проверки кадровой документации, получает дополнительно консалтинговую поддержку по интересующим вопросам.

Документацию на предприятии проверяют двумя способами:

• Полномасштабный аудит. Выполняется анализ документации в 100% объеме. По итогам такой работы составляется подробный отчет о нарушениях, ошибках и неточностях, а также формируются рекомендации по их исправлению.
• Избирательный аудит. Проверяется отчетность, относящаяся к зоне риска, а также документы, в которых часто встречаются нарушения. Такая проверка позволяет точечно выявить слабые места, определить общее состояние отчетности на предприятии. Клиент получает нужную информацию о слабых местах в кадровой документации, которые требуют исправления. Зачастую к рисковым категориям относят составление отчетности по ОТ, формирование трудовых договоров с иностранными сотрудниками, ведение расчетных ведомостей по штатным специалистам и др.

Аудит документации кадров может проводиться штатными сотрудниками (внутренняя проверка) или специалистами сторонней компании (внешняя проверка):

• Аудит штатными силами (внутренний). Подходит для малого бизнеса, индивидуальных предпринимателей с сотрудниками. Документооборот в таких компаниях невелик, поэтому привлекать сторонних специалистов невыгодно. С проверкой справится штатный сотрудник, у которого есть опыт обработки подобной документации. Например, подключают юриста предприятия или кадровика. По итогам проверки не составляется отчет — найденные ошибки устраняются в процессе работы.
• Аудит с привлечением сторонней компании, которая занимается этим направлением (внешний). От специалистов не требуются лицензии и допуски. Внешний аудит — это объективный взгляд профильной организации на состояние кадровой документации. Это является хорошим подспорьем для заказчика. Аудиторы подготовят отчет по ошибкам, оценят риски и предполагаемые размеры штрафов. Также они разработают перечень мероприятий по устранению и недопущению в будущем нарушений.

Когда необходим кадровый аудит?

Федеральными законами не установлен порядок проверки кадрового делопроизводства. Владелец бизнеса или руководитель предприятия вправе провести аудит в любое время, если нужно получить информацию о состоянии документации. Также законом не прописаны сроки проведения данной процедуры, но обозначены штрафы за нарушения.

Чтобы избежать взысканий от контролирующих инстанций, целесообразно проводить аудит документации:

• при увольнении кадровика, который вел дела компании;
• если сотрудники недовольны работой кадрового отдела предприятия;
• при возникновении трудовых споров, когда сотрудники могут подать жалобу в трудовую инспекцию;
• если сменилось руководство компании;
• при частом увольнении работников;
• при изменениях в ФЗ, которые определяют регламент ведения кадрового документооборота;
• перед плановой проверкой;
• в других ситуациях, когда нужно проверить документооборот.

Порядок проведения аудита

Проверка проводится в офисе клиентской компании. Аудит включает полный или избирательный анализ документов, которые содержат персональные сведения по сотрудникам — трудовые книжки, ведомости по отпускам и больничным, журналы внутреннего распорядка предприятия и др. Документация этой категории должна содержаться в специальных шкафах-сейфах.

Первый этап: предварительный

Проводится ряд организационных мероприятий:

• Уточняются задачи проверки. Например, клиенту нужно подготовиться к проверке или получить объективный анализ кадровой документации на предприятии.
• Рассчитываются сроки проверки. Продолжительность аудита зависит от направления и масштаба деятельности компании, количества штатных сотрудников и других критериев. Проверка может занимать от 2-3 дней до 1-2 месяцев.
• Формируется приказ о выполнении процедуры.

Второй этап: утверждение документации

В ТК РФ нет конкретного перечня проверяемой документации. Существуют отдельные акты с упоминаниями об обязательном наличии некоторых журналов, ведомостей и других документов. Список составляется с учетом отраслевой принадлежности организации.

К необходимой кадровой документации относятся:

• трудовые контракты и договоры с материально-ответственными лицами;
• внутреннее (штатное) расписание, подкрепленное распоряжением руководителя компании;
• персональные карточки сотрудников формата № Т-2;
• распоряжения (приказы) о найме сотрудников, переводе на новый участок, ведомости по отпускам, бюллетеням нетрудоспособности, прочие кадровые документы;
• график предоставления отпусков с обязательным оповещением сотрудников;
• ведомости учета рабочего времени;
• правила внутреннего распорядка на предприятии;
• положения по защите личных данных сотрудников с письменными подтверждениями на обработку данных;
• трудовые книжки (ТК), если они ведутся в бумажном формате;
• журнал учета использования трудовых книжек;
• должностные инструкции сотрудников;
• журнал прихода-расхода по учету бланков ТК;
• внутренние нормативные акты предприятия — приказы о премировании, командировочные листы и т. д.;
• внутренние приказы, акты по ОТ;
• отчетные документы по результатам экспертизы условий труда на предприятии.

Это не самый подробный список документов, предоставляемых на проверку. С учетом деятельности предприятия и других критериев может потребоваться аудит журналов учета нетрудоспособности, воинской обязанности сотрудников, прохождения медицинского освидетельствования.

Третий этап: анализ документации

Изначально специалисты проверяют наличие необходимой документации, затем проводят анализ предоставленных документов на соответствие ТК. Все акты, приказы, ведомости проверяются на наличие регистрационных отметок, подписей руководителей или уполномоченных лиц, отметок об исполнении распоряжений и т. д.

Тщательно проверяется взаимная увязка документации. Например, зарплата и должность сотрудника, указанные в договоре, должны отвечать положениям, содержащимся в штатном расписании предприятия.

При анализе документов по ОТ проверяется наличие подписей работников, которые проходили обязательные инструктажи.

Сотрудники должны знать условия труда на предприятии, результаты экспертизы по труду. Эти сведения фиксируются в договоре под роспись работника. Если деятельность предполагает воздействие негативных факторов, то в аудиторском отчете прописываются дополнительные льготы для таких работников. Например, доплата за вредные условия труда, сокращенный день, увеличенный период отпуска и др. В ходе проверки уточняется, предоставляются ли сотрудникам этой категории обязательные гарантии.

Четвертый этап: формирование отчета по результатам проверки

Федеральным законом не установлена обязательная форма отчетности по кадровому аудиту, то есть документ составляется в свободной форме. Обычно формат предоставления данных разрабатывается аудиторской компанией. В отчете отражается актуальная информация о состоянии кадрового делопроизводства на момент проведения аудита, фиксируются выявленные нарушения, прописываются рекомендации по устранению недочетов.

Свободная форма отчета позволяет учитывать запросы клиента к заключительному этапу проверки. Например, одни направления кадрового делопроизводства нужно расписать подробно, а другие — в общих чертах. В документе можно привести ссылки на статьи ТК, которые были нарушены, а также указать, какие штрафные санкции последуют.

Польза аудита

Кадровое делопроизводство — это самое слабое звено в компаниях малого и среднего бизнеса. Кадровиками назначаются непрофильные специалисты, которые не имеют необходимых навыков работы с документацией. Например, экономисты, секретари, юристы, другие штатные работники. Специалисту приходится совмещать основную деятельность с дополнительной. Кадровый учет ведется по остаточную принципу — когда появляется возможность заняться документацией.

Аудит позволяет получить достоверную информацию о состоянии кадрового документооборота на предприятии. В отчете аудитора указывается, какие документы необходимо доработать или создать заново.

Для руководителей аудит — это возможность получить объективную информацию о документообороте в компании. Предоставленные данные позволят оценить продуктивность кадрового отдела, принять меры по исправлению недочетов, исключить или минимизировать риски взысканий от контролирующих инстанций.