Изменения законодательства постоянно затрагивают область трудовых отношений. Например, ужесточение обработки персональных данных и особенностей привлечения самозанятых коснулись многих. В связи с этим невозможно один раз оформить необходимые документы и дальше вести учет по образцу.
В этой статье мы расскажем, какие ведомства контролируют кадровый учет, как можно подготовиться к проверкам и спокойно пройти их.
Какие ведомства проверяют ведение кадрового учета?
К сожалению, нет единой инстанции, которая отвечала бы за полный контроль кадровой документации и соответствия трудовых отношений законодательству. Четыре отдельных ведомства имеют право проверять разные участки учета.
ГИТ — государственная трудовая инспекция. Защищает трудовые права работников и следит за соблюдением норм трудового кодекса.
Прокуратура — государственный орган надзора за соблюдением законов. Выявляет правонарушения и восстанавливает ущемленные права работников. По сравнению с ГИТ имеет более широкие возможности.
Роскомнадзор — федеральная служба, отвечающая за контроль в сферах информационных технологий и массовых коммуникаций. Следит за использованием связи и персональных данных работников.
Роспотребнадзор — федеральный орган, защищающий права потребителей. В том числе контролирует выполнение СанПин и гигиенических норм на рабочих местах.
Из плюсов данной ситуации – каждое из ведомств запрашивает лишь часть кадровых документов и проверяет часть норм, относящихся к вопросам кадров. Из минусов — все перечисленные инстанции проводят отдельные проверки, в том числе регулярные плановые мероприятия.
Как проходят проверки кадрового учета?
Проверки контролирующих организаций отличаются по типу инициации и способу проведения. Так инспектор может начать свою работу из-за внештатной ситуации (жалобы работника, несчастного случая, анализа публикаций в СМИ, судебного разбирательства) или в рамках плановых мероприятий. Узнать, попала ли ваша компания в список плановых проверок на грядущий год можно на сайтах контролирующих организаций.
Оценка действий работодателя может проводиться с прямым участием инспектора на вашей территории или через дистанционный запрос документов. При выездной проверке может быть минимум времени на подготовку — копия решения о мероприятии согласно ст. 21 ФЗ-248 от 31.07.20 направляется не позднее чем за 24 часа до его начала. При документальной форме проверки необходимо самостоятельно собрать запрашиваемый пакет документов и в срок (от 1 до 10 рабочих дней в зависимости от ситуации и ведомства) отправить их инспектору.
В связи с этим лучше постоянно поддерживать кадровый учет в актуальном состоянии, чем в срочном порядке искать и исправлять несоответствия. Это в полной мере касается ИП и компаний даже с небольшим штатом, ведь плановые проверки рано или поздно касаются всех. Держать руку на пульсе помогает проведение аудитов силами собственных сотрудников, а также привлечение независимых экспертов для выявления слепых зон.
Как правильно провести аудит кадрового делопроизводства?
Законодательство никак не регламентирует порядок и сроки аудита кадрового учета. Документация должна всегда соответствовать нормам, а ответственность за это лежит в том числе на работодателе. Ведь в спорных ситуациях могут понести наказание как сотрудники отдела кадров, так и сам руководитель. Кадровик будет нести ответственность (финансовую в том числе) за свои ошибки в документах, а руководитель — за общие вопросы и недостатки учета. В связи с этим необходимо самостоятельно разработать график и способ проведения контрольных мероприятий.
В первую очередь нужно проверять на несоответствия документацию из зоны риска. Это могут быть документы, затрагивающие сложные области права (например, оформление иностранных сотрудников) или касающиеся изменений в законах. Также есть локальные акты, в которых чаще других допускаются ошибки. Например, документально не определяется порядок индексации заработной платы, не ведется учет рабочего времени или не проводится специальная оценка условий труда.
Однако не менее важно уделять внимание увязке документов друг с другом. Так должность и оклад сотрудников должны быть едиными в трудовых договорах, штатном расписании и приказах о приеме на работу. Для выявления таких несоответствий необходимо проводить комплексный аудит, при котором проверяются все кадровые документы. Он требует больше знаний и времени, но позволяет защититься от целого ряда штрафов и предписаний.
Как быть уверенным в качестве ведения кадрового учета?
Часто в небольших компаниях вопросами кадров занимается бухгалтер или сам собственник, но такой способ ведения учета далеко не всегда безупречен. Ведь кадровое делопроизводство включает в себя множество документов, каждый из которых должен быть правильно оформлен и заверен. Ошибки могут вылиться в проигранные судебные разбирательства с бывшими сотрудниками, штрафы от надзорных органов и доначисление налогов.
Помощь независимого эксперта помогает вовремя обнаружить отсутствие необходимых документов, исправить несоответствия и опасные для работодателя формулировки в текстах, сделать учет понятным и системным.
Внешний аудит может проводиться в формате консультации по волнующим вопросам, выборочной или полной проверки документов. Преимуществами такого подхода является большой опыт и знания эксперта, а также его непредвзятое отношение. Находить, признавать и исправлять собственные ошибки легко не каждому сотруднику. Сторонний специалист сделает это без лишних эмоций, что безусловно пойдет кадровому учету на пользу.
Компания «Простые решения» оказывает услуги по аудиту, ведению и восстановлению кадрового учета. В нашем штате есть как кадровики, так и юристы по трудовому праву. Мы работаем четко по договору и заботимся о конфиденциальности клиентов. Для получения бесплатной консультации или расчета стоимости услуг позвоните или напишите нам.