Кадровый учет предназначен для регулирования трудовых отношений, а также контроля за этим аспектом со стороны государства. Ведение кадровой документации необходимо для любого бизнеса, в котором используется наемный труд. Даже если в ИП работает всего один сотрудник или в ООО нет работников, но есть директор. В этой статье мы собрали общие сведения о документах кадрового учета, контролирующих организациях, способах ведения документооборота и проверки собственных действий. Прочитав ее, вы сможете получить представление о кадровой работе и принять взвешенное решение о том, кому ее доверить.
Что такое учет кадров?
К кадровому делопроизводству относят вопросы, связанные с оформлением, движением и составом рабочего коллектива. Оформление всех документов должно производится с учетом положений Трудового Кодекса (ТК РФ) и других законодательных актов, среди которых закон о персональных данных и инструкции Минтруда. Для некоторой документации разработаны унифицированные формы, но предприниматель имеет право создать собственные. В этом случае особенно важно учесть требования, содержащиеся в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В кадровом учете используются как обязательные, так и необязательные документы. Перечень обязательных определяется ТК РФ, а необязательные составляются в соответствии с нуждами конкретной компании.
Обязательные документы:
- трудовой договор с каждым сотрудником,
- правила внутреннего распорядка организации,
- личные карточки с персональными данными сотрудников и информацией о их трудовой деятельности,
- положение о персональных данных,
- согласие на обработку персональных данных от всех сотрудников,
- трудовые книжки в бумажном или электронном виде,
- положение об оплате и нормировании труда,
- штатное расписание, где отражены структура организации, состав коллектива и оклады,
- табель учета рабочего времени,
- график отпусков.
Список обязательной документации довольно внушительный, но не исчерпывающий. В крупных организациях, как правило, он дополняется еще несколькими внутренними актами. Например, это могут быть должностные инструкции. Они помогут обозначить зоны ответственности и аргументированно решать связанные с этим спорные ситуации.
К чему приводят ошибки в кадровом делопроизводстве?
По закону кадровые документы должны подаваться в различные контролирующие органы. Среди них: ФНС, Фонд пенсионного и социального страхования, Федеральная служба занятости, Федеральная служба государственной статистики. Если в компании работают иностранные граждане, то к этому списку прибавляется Федеральная миграционная служба. Большинство видов отчётности приходится сдавать регулярно — каждый месяц, квартал и год.
За игнорирование или ошибки в кадровом учете предприниматель несет ответственность. Трудовая инспекция имеет право раз в 2-3 года планово проверить любую организацию. Внеплановые проверки могут проводиться без предупреждения, а их график зависит от появления оснований. Среди них проверка выданных ранее предписаний, травмы на производстве, жалобы сотрудников.
Недочеты в оформлении любых документов могут привести к значительной сумме штрафов. При повторных нарушениях дело может закончиться дисквалификацией должностного лица. В случае трудовых споров работники будут опираться на документы, которые у них есть на руках. Цена халатного отношения к договорам — проигранное в суде дело и возмещение оплаты сотруднику за время вынужденного прогула.
Что такое кадровый аудит?
Избежать ошибок в учете позволяет кадровый аудит. Это проверка документации на полноту, актуальность и соответствие действующему законодательству. Кадровый аудит может производиться собственными силами или с привлечением сторонних специалистов. Проверка может быть полной или частичной.
Полный кадровый аудит включает в себя проверку трудовых договоров и всех внутренних документов, относящихся к оформлению и управлению персоналом. Такой подход позволяет устранить все возможные проблемы, а также исключить разночтения между документами. Проводить полный аудит можно как в случае изменений в законодательстве, так и при серьезных кадровых перестановках в самой организации. Однако анализ всего пакета бумаг нужен не всегда. Требования к некоторым локальным документам меняются довольно редко. В связи с этим бывает достаточно провести точечную проверку. Зоной риска являются новые трудовые договора (например, с удаленными сотрудниками) и дополнительные локальные акты.
Кто должен вести кадровый учет и проводить кадровый аудит?
Иногда в микро предприятиях собственник пытается взять кадровый учет на себя, но это скорее исключение из правил. Чаще эту задачу ставят перед бухгалтером, кадровиком или отдают на аутсорсинг компании, предоставляющий подобные услуги. Выбор конкретного варианта каждый предприниматель делает самостоятельно, с учетом возможных рисков и выгод.
- Сотрудник на совмещении
Часто работу кадровика берет на себя штатный бухгалтер, секретарь или сам предприниматель. Плюсом этого решения является экономия на зарплате специалиста из-за совмещения должностей. Однако стоит иметь в виду, что далеко не каждый работник или руководитель имеет достаточно времени, а также квалификации для ведения кадрового учета. Аудит и вовсе может не проводиться из-за отсутствия возможности следить за меняющимися требованиями законодательства.
- Штатный специалист
Делами учета может заниматься кадровик, который имеет соответствующее образование и навыки. Преимуществом этого варианта является квалификация специалиста, а недостатком — оплата его труда, которая не всегда целесообразна в случае маленькой организации. У штатного сотрудника, как правило, есть достаточно времени и опыта для проведения кадрового аудита. Однако в ходе самопроверки чаще будут выявляться ошибки по невнимательности, а не вноситься конструктивные изменения. Кроме того, никто не отменял человеческий фактор и текучку кадров. Штатный работник может длительное время бесконтрольно вести учет так, как ему кажется правильным. Перед очередной проверкой или в связи с трудовым спором в организации он может просто уволиться, опасаясь что все недостатки его работы вылезут наружу. Для руководителя или собственника бизнеса не очень хорошая перспектива остаться один на один с проверяющими.
Можно передать кадровый учет в руки специализированной организации. Плюсами решения станут высокая квалификация кадровиков и грамотное решение любых возникающих вопросов, а также преемственность дел, непрерывность учета и ответственность. Причем стоимость услуги будет ниже, чем оплата труда штатного специалиста. Кроме того, она будет относиться к затратам, что бывает выгоднее с точки зрения уплаты налогов. Минус аутсорсинга — сотрудник физически не находится рядом, но это зачастую и не требуется. Сторонний специалист, приглашенный для проведения аудита, поможет исключить скрытые риски. Он выявит «слепые» зоны, что позволит избежать неприятных неожиданностей во время проверки или судебного разбирательства.
Если ваш выбор — аутсорсинг кадрового учета, то приглашаем вас к сотрудничеству. Консалтинговая группа «Простые решения» возьмет на себя кадровый учет, а также проведет выборочный или полный аудит документации. Мы работаем с ИП, ООО, АО, НКО с любым количеством сотрудников, проверяем документы с юридической точки зрения, обосновываем свои действия ссылками на законодательство. Позвоните или напишите, чтобы получить консультацию или заказать услугу кадрового аутсорсинга.