Зачастую за документы по кадрам в малом бизнесе отвечает бухгалтер или руководитель организации. Причем иногда приходится разбираться в вопросах кадрового учета экстренно, когда ожидается проверка или работник обратился с жалобой в контролирующие органы.
В этой статье мы подготовили список документов, с которых начинается кадровый учет ИП и ООО со штатом сотрудников. Если нужна помощь в оформлении или восстановлении документооборота, то наши специалисты готовы взять эту задачу на себя.
Какие учетно-кадровые документы необходимы?
Кадровый учет подразумевает ведение документов, отражающих деловые отношения работодателя и сотрудников. Оформление этих взаимоотношений регламентируются Трудовым Кодексом; положениями законов о персональных данных, архивном деле, информации и ее защите; перечнем типовых архивных документов и инструкций по его применению.
На сегодняшний день в законодательстве РФ нет единого списка кадровых документов, подходящих для всех ИП и ООО с наемными сотрудниками. Это объясняется тем, что структура и особенности работы организаций значительно отличаются. Однако существует базовый минимум, который обычно запрашивают контролирующие органы. Среди них Роскомнадзор, Социальный фонд России, Федеральная налоговая служба, Государственная инспекция труда и другие.
Основные кадровые документы условно можно разделить на относящиеся к предприятию и персональные, оформляемые лично на сотрудника.
Общие для организации:
- положения об оплате труда, персональных данных, охране труда, воинском учете;
- табель учета рабочего времени;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- правила внутреннего распорядка.
Для каждого работника:
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- согласие на обработку персональных данных;
- личная карточка и трудовая книжка (в бумажном/электронном виде);
- приказы о приеме, отпуске, премировании, увольнении и другие.
Первичные учетные кадровые документы нужно дополнить актами, которые учитывают специфику работы организации. Это могут быть графики сменности или медицинских осмотров, договоры о материальной ответственности, командировочные удостоверения и многие другие.
Приведенный перечень далеко не полный, так как каждый шаг трудовых отношений должен быть оформлен. Это защищает права наемных работников, а также помогает компании отстоять свою точку зрения в судебных разбирательствах. Для микропредприятий действуют упрощенные требования к учету согласно N348-ФЗ от 3.07.2016 г. Чем крупнее организация, больше штат и разнообразие задач, тем сложнее будет кадровый документооборот.
Какие подводные камни кадрового документооборота нужно учесть?
Кроме наличия самих документов важно, чтобы они соответствовали действующему законодательству и содержали необходимые данные. При изменении требований придется дополнить существующие документы или выпустить новые, скорректировать особенности их хранения и защиты информации. Правильный кадровый учет предполагает регулярный контроль выходящих обновлений и их своевременное применение.
Часть кадровых документов унифицирована (например, приказы по форме Т-1 о приеме и Т-8 об увольнении), остальные разрабатываются организацией с включением обязательных пунктов.
С 2013 года ИП и ООО не обязаны вести учет с готовыми шаблонами, но многие не пользуются этой возможностью. В формы можно добавлять необходимые пункты, что расширяет их возможности. Однако шаблоны ряда документов, например, трудового договора придется создать самостоятельно. Скачивание типового варианта из интернета значительно повышает риски — в сети часто встречаются тексты с юридическими ошибками и потерявшие актуальность.
Второй важный момент — отсутствие противоречий в документах. Например, должность в штатном расписании и трудовых договорах должны быть одинаковыми. Для выпуска ряда приказов необходимы основания — заявления, написанные и заверенные работником.
Находить несоответствия и ошибки такого рода помогает аудит. Это анализ кадрового учета, который можно проводить планово как своим силами, так и с привлечением сторонних кадровиков. Благодаря привлечению к аудиту грамотного специалиста можно сэкономить силы и время. Он найдет «слепые зоны» бизнеса, что позволит избежать штрафов во время проверок или в результате судебного процесса с работником.
Компания «Простые решения» помогает бизнесу вести кадровый учет работников. Наши специалисты оказывают услуги ведения, восстановления и проверки документооборота. Для получения консультации или уточнения условий совместной работы, напишите или позвоните нам.