Налоговый учет является обязательным для любого бизнеса, но его целью является отчет перед государством. Он не помогает планировать траты, правильно оценивать прибыль и следить за тем, где зависли денежные средства.
В этой статье мы расскажем про 3 документа управленческого учета, которые помогут предпринимателю отслеживать свои расходы и находить перспективные идеи для развития.
Что управленческий учет финансов дает малому бизнесу?
Малый бизнес часто выбирает налоговые режимы с наиболее простым документооборотом — УСН по доходам, АУСН или Патент. Как следствие, предприниматель концентрируется на доходах, а подробный анализ расходов ускользает от его внимания. Это делает бизнес менее финансово устойчивым, а закупку оборудования или введение новых услуг — более рискованными.
Управленческий учет помогает предпринимателю:
- избегать кассовых разрывов: когда продажи идут, а оплатить аренду, заработную плату или налоги нечем;
- выбирать, с какими покупателями выгоднее работать с учетом всех затрат;
- выявлять товары, которые приносят наибольшую прибыль с учетом расходов;
- рассчитывать рентабельность новых товаров, услуг или направлений;
- формировать финансовые резервы в достаточном объеме;
- быстро замечать просрочки платежей от покупателей и товары, которые долго лежат на складе и лишают бизнес оборотных средств.
Если в компании планируется расширение, то с помощью управленческого учета можно: ставить разумные цели для сотрудников, следить за работой филиалов, считать окупаемость вложений и открытия новых направлений. Этот подход может быть полезным даже для собственников компаний на общем налогообложении (ОСНО). В таких организациях более сложный бухгалтерский учет, который делает многие процессы и расходы прозрачнее. Однако ценность управленческих отчетов при этом все равно не теряется.
Благодаря управленческому учету бизнес становится более управляемым и стабильным. При этом собственнику становится проще делегировать задачи, ведь он сможет четко контролировать их выполнение.
Примеры ситуаций, которые помогает решить управленческий учет
Возьмем для примера магазин одежды, который реализует товар в офлайн-точке и на маркетплейсе. Форма собственности — индивидуальный предприниматель. Налоговый режим — упрощенный по доходам.
Кассовый разрыв и работа без оплаты
Собственник этого ИП может в любой момент снимать деньги с расчетного счета и тратить их в личных целях. Счет компании часто воспринимается как свои деньги на карте. Однако из этой суммы проходят оплаты товара, аренды, налогов, отчислений маркетплейсу и многое другое. В нужный момент остатка средств на карте может быть недостаточно. С кредиткой получится закрыть далеко не все обязательства. Кредит в банке могут не дать или предложить неоправданно высокую ставку.
Нередки и обратные ситуации: работа идет активно, но «заплатить себе» никак не получается. Кажется, что все деньги крутятся в бизнесе и взять нечего, но иногда дело в недостаточном контроле. Управленческие отчеты позволяют увидеть, где зависли деньги.
Управленческий учет помогает снизить вероятность таких ситуаций. Когда предприниматель знает размер подушки безопасности для бизнеса, то проще выходит из форс-мажоров. Например, когда оптовый покупатель требует возврата денег или маркетплейс резко изменил условия. Когда предприниматель точно видит все суммы обязательных платежей по периодам и движение товаров, то может точнее планировать расходы.
Оценка перспективных товаров
Продажи одежды идут хорошо. Собственник видит общие доходы и даже разделяет их по потокам — из офлайн-точки и маркетплейса. Однако для аналитики и принятия взвешенных решений о расширении ассортимента нужно больше информации.
Например, как быстро продается дорогой пуховик и сколько стоит его хранение на складе. Нужно ли ввести в ассортимент больше аксессуаров или они на самом деле «съедают» прибыль.
Управленческий учет помогает собственнику проследить прибыль, которую приносят конкретные товары или их категории. В результате можно контролировать количество запасов, масштабировать выгодные направления и отказываться от проблемных товаров.
Какие управленческие отчеты стоит начать вести первыми?
Предпринимателям проще начать с 3 основных отчетов, которые можно вести в электронной таблице или специальной программе. Однако это только основы управленческого учета. Благодаря разным документам и их формам можно решать узкие задачи, актуальные для конкретной организации. Наши консультанты помогут вам подобрать подходящий комплект и создать систему управленческого учета.
Отчет о движении денежных средств (ДДС)
В ДДС включаются все доходы и расходы по факту оплаты, а не по закрытию документов. Это позволяет контролировать количество денег на расчетном счету и оперативно запрашивать просроченные оплаты.
Какие именно категории платежей контролировать — зависит от желания предпринимателя и особенностей работы компании. Можно разделить отчет по отдельным товарам/услугам, площадкам продажи, сотрудникам. Важно учитывать все поступления: по счетам и наличными.
Для ведения ДДС нужна дисциплина и крайне желательна автоматизация, а в конце месяца можно подвести первые итоги и оценить реальную картину. В перспективе станут очевидны сезонные колебания, слабые места бизнеса и причины недостатка денег на счету.
Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ)
В ОПиУ включаются все доходы по дате оформления документов, а расходы — по факту списания. В результате можно оценить общую рентабельность бизнеса без учета движения денежных средств и остатков на расчетном счете.
Так можно посчитать многие финансовые показатели. Например, точку безубыточности — объем продаж или выручки, при котором доходы компании полностью покрывают ее расходы. Она важна для планирования и формирования финансовых резервов. Чистая прибыль — деньги, которые реально остаются у собственника после оплаты всех обязательных платежей. Помогает увидеть финансовые дыры, понять, есть ли вообще прибыль и сколько можно «заплатить себе».
Управленческий баланс (УБ)
Управленческий баланс состоит из двух частей: активы и пассивы. В активы включают то, чем владеет предприниматель: деньги бизнеса, запасы на складах, задолженности клиентов, имущество (оборудование, оргтехника, авто, сайт, товарный знак и т.д.). Пассивы объясняют, откуда взялись эти деньги: личные вложения, прибыль прошлых периодов, кредиты и займы.
УБ помогает ответить на многие вопросы. Где деньги, когда на расчетном счету не хватает средств? Может ли бизнес обеспечивать себя без кредитов? Сколько денег зависло из-за задолженности клиентов и в неликвидных товарах/материалах на складе? Если сумма активов равна сумме пассивов, то говорят «баланс сошелся». Это значит, что отчет о движении денежных средств (ДДС) и отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) заполнены без ошибок.
В теории эти 3 отчета выглядят простыми, но на практике могут возникать вопросы об их применении. Как лучше вести таблицы управленческого учета? За какие периоды делать отчеты? Как использовать данные управленческого учета на максимум? Чтобы разобраться во всем быстро, можно обратиться за разовой консультацией к консультанту по управленческому учету.
Компания «Простые решения» помогает бизнесу вести бухгалтерский, кадровый и управленческий учет. Запись к нашим специалистам — по телефону или форме обратной связи на сайте.