Собственник малого бизнеса часто остается один на один с анализом бухгалтерской отчетности. Он может вести бухгалтерию самостоятельно, нанять специалиста за небольшую плату или отдать учет на аутсорсинг в специальную компанию.
Однако задача контролировать ведение учета всегда остается на руководителе, как и ответственность за ошибки перед государственными органами. При нарушении норм предприниматель может получить штраф и запрет занимать руководящую должность, а также быть привлеченным к уголовной ответственности.
Наша компания помогает бизнесу сокращать бухгалтерские и юридические риски. В этой статье вы узнаете про 5 ошибок, которые часто совершают предприниматели в бухгалтерском учете. Через них мы наглядно покажем, как можно проверить работу бухгалтера или самостоятельное ведение учета.
Неправильное хранение документов
Документы в печатном и электронном виде имеют обязательные сроки хранения, правила ведения архива и процедуру утилизации. Предприниматель обязан их соблюдать в соответствии с законом № 402-ФЗ, Налоговым кодексом РФ (ст. 23), приказом Росархива № 236 и другими нормативными актами.
Инспекторы проверяющих органов могут запросить первичные документы, платежные поручения и договоры за прошлые годы. Если документов нет и быстро их восстановить невозможно, то компания не подтвердит расходы. Это может привести к штрафам и доначислению налогов. При неправильном хранении кадровых документов предприниматель может столкнуться с трудовыми спорами и проиграть судебное разбирательство.
Чтобы минимизировать риски, стоит определить сроки хранения по закону, завести электронный архив с резервным копированием, регулярно проводить аудит. Провести независимую проверку и соблюсти все нормы законодательства поможет внешний бухгалтерский аудит с независимым консультантом.
Игнорирование законных способов оптимизации налогов
Многие предприниматели слышали о нелегальных способах снижения налоговой нагрузки: от дробления бизнеса до штатных сотрудников на самозанятости. Однако есть и законные методы, которые не вызывают вопросов у контролирующих органов. Здесь имеется в виду не только выбор подходящей системы налогообложения. Предприниматель может законно снизить налоги благодаря льготам, вычетам и региональным привилегиям.
Например, иногда выгодно перекинуть часть полученного ущерба на следующие налоговые периоды. Это позволяет сгладить последствия форс-мажора и сохранить деловую репутацию, а когда все нормализуется — снизить налог на прибыль.
Законные методы оптимизации налогов часто не используют по незнанию или из-за страха сделать что-то не так. Разовая консультация у опытного бухгалтера поможет узнать больше о легальных инструментах.
Отсутствие сверок с контрагентами и фондами
Данные о сделках и оплатах у разных организаций могут разниться, например, из-за ошибок ввода документов или зависших банковских переводов. Если ошибка в учете доходов или расходов не будет вовремя замечена, то налоговая база исказится. Это может привести к переплате налогов или к их неправомерному занижению, а соответственно штрафам. В случае с другими организациями поздно обнаруженные расхождения — риск судебных разбирательств или повышенного внимания налоговой. Недоплата взносов в фонды — причина для штрафов, пеней и даже внеочередной проверки.
В связи с этим важно раз в квартал запрашивать акты сверки у контрагентов и регулярно сверять данные с базой государственных фондов. Это позволит вовремя заметить технические ошибки, уточнить платежи и избежать претензий со стороны проверяющих органов.
Использование чужих форм для внутренних документов
Тексты документов из интернета — это всегда риск. Так, образцы учетных политик необходимо адаптировать. Документ должен совпадать с теми операциями, которые действительно ведутся в бухгалтерском и налоговом учете. Причем даже у ИП, для которых документ не является обязательным, в случае разногласий контролирующие органы могут запросить этот акт.
В учетной политике должны быть правильно прописаны: список бухгалтерских счетов, формы бланков и документов, сроки и порядок проверки имущества и обязательств, способы начисления амортизации и не только. При наличии несовпадений с реальным учетом инспекторы могут усомниться в достоверности отчетности. Как следствие, доначислить налоги, оштрафовать за нарушение правил учета, вызвать на комиссию для уточнения данных.
Для сокращения рисков необходимо разрабатывать тексты внутренних документов индивидуально, желательно с привлечением квалифицированного бухгалтера и юриста. Более того, оперативно вносить в них изменения при каждом изменении законодательства.
Как вести бухгалтерию правильно, когда у предпринимателя мало опыта?
Предприниматель не обязан разбираться во всех тонкостях учета, ведь у него есть и другие задачи. Однако правильно наладить базовые процессы и научиться их контролировать — можно и нужно.
Консультант по бухгалтерии помогает:
- выбрать систему налогообложения и правильно составить внутренние акты;
- разработать удобный план счетов и настроить финансовую программу;
- сформировать график платежей и сдачи всей необходимой отчетности;
- найти и исправить ошибки до прихода штрафов от проверяющих органов.
Иногда достаточно одной консультации у опытного и непредвзятого бухгалтера. Для предпринимателей, самостоятельно ведущих учет, — это возможность увидеть свои «слепые зоны», избежать штрафов или подготовиться к налоговой проверке. Для компаний со штатным бухгалтером или специалистом на аутсорсинге — быть уверенными в том, что все действительно находится под контролем.
Компания «Простые решения» помогает предпринимателям разобраться, как ведут бухгалтерию ИП и ООО. Наши специалисты проводят бухгалтерские аудиты и оказывают юридическую поддержку. Если вам нужна разовая консультация или проверка ведения учета, запись ведется по телефону или через форму на сайте.