С каждым годом все большее количество бизнес процессов переводится в онлайн, что требует современных инструментов. Для ИП и ООО электронные подписи (ЭП) и электронный документооборот (ЭДО) стали не просто удобной альтернативой, а зачастую необходимостью для оперативной работы с контрагентами и персоналом.
В этой статье мы расскажем про этапы организации удаленного ведения документооборота для бизнеса. За индивидуальной консультацией по вопросам бухгалтерии и кадров вы можете обратиться к нашим специалистам.
Шаг 1: получение квалифицированной электронной подписи (КЭП)
Электронная подпись (ЭП) — цифровой аналог обычной подписи. Ранее этот инструмент носил сокращение ЭЦП, но сейчас данным наименованием пользуются реже. ЭП представляет собой зашифрованные файлы или специальный файл подписи (.sig), которые хранятся на USB-носителе, в реестре компьютера или облачном сервисе («Госключ»).
Существует несколько видов электронных подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Простая и неквалифицированная подписи (НЭП) подходят для внутренней документации, а квалифицированная (КЭП) дает максимум возможностей и выдается после проверки личности с помощью аккредитованного центра (УЦ).
Получение КЭП доступно как для физического лица, так и на организацию. Учредителям электронная подпись для физических лиц может пригодиться для дистанционного открытия ИП или ООО, а руководителю и сотрудникам она нужна для подписи документов в электронном виде. Квалифицированная ЭП на организацию оформляется на руководителя и дает возможность сдавать отчетность, участвовать в торгах и электронном документообороте. Ряд процессов (например, сдача некоторой отчетности) без КЭП на сегодняшний день ограничены.
Основной способ получения квалифицированной электронной подписи — обращение в налоговую или через банки и другие аккредитованные центры.
Шаг 2: установка программы для применения КЭП
Для заверения документов и проверки электронных подписей, шифрования информации и контроля безопасности необходимо специальное программное обеспечение. Оно устанавливается на компьютер, где будут подписываться договора или отправляться отчетность. Без программы использовать КЭП не получится.
Программу-криптопровайдер можно скачать на официальном сайте разработчиков, оплатив лицензию на ее использование.
Шаг 3: оформление МЧД для сотрудников
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — документ с расширением (.xml), который является аналогом доверенности, дающей право на подпись документов сотрудникам. МЧД заверяется квалифицированной электронной подписью руководителя, а далее становится обязательным инструментом для выполнения ежедневных задач персоналом.
В 2026 году сотрудники вместо КЭП на организацию обязаны применять личную КЭП и МЧД доверенность. Например, для заверения счетов-фактур и актов, отчетов в налоговую и другие органы в электронном виде. С требованиями к форме документа можно ознакомиться в Приказе Минцифры № 857 от 18.08.2021.
МЧД для сотрудников компании можно заказать через сервис ФНС, Госуслуги или ЭДО.
Шаг 4: подключение к ЭДО и КЭДО
Использование электронной документации позволяет быстрее оформлять документы, снизить затраты на бумагу и службы доставки. Все документы в ЭДО с подписью КЭП равны по юридической силе с бумажным носителем, заверенным подписью и печатью.
Электронный документооборот (ЭДО) обязателен в определенных условиях, например, при маркировке товаров (Честный ЗНАК), госзакупках, более 100 сотрудников в штате, использовании электронных счетов-фактур. Однако для многих компаний он остается вопросом выбора. Так отчитаться в налоговую можно и через сайт ФНС с заверением документов КЭП, однако нужно будет учитывать загруженность ресурса в последние дни перед сдачей отчетности. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) остается полностью добровольным для коммерческих организаций.
Для использования электронного документооборота нужно выбрать оператора и заключить с ним договор на услуги, а также уведомить о своем решении контрагентов (при ЭДО) и сотрудников (при КЭДО). Альтернативный способ пользоваться преимуществами решения — доверить ведение бухгалтерского и кадрового учета профильной компании под ключ.
Онлайн операции значительно упрощают работу бизнеса, делая процессы более быстрыми и прозрачными. Можно провести аналогию с банковскими сервисами, без которых сегодня сложно представить жизнь. Однако удаленный документооборот требует внимания и регулярных затрат, так как большинство инструментов для его организации являются платными. Можно взять эти заботы на себя полностью или делегировать их часть, что актуально для небольших ИП и ООО.
Компания «Простые решения» помогает вести бизнес уверенно и комфортно. Наши специалисты могут взять на себя вопросы бухгалтерского и кадрового учета, оформления и юридической оценки документов, организации электронного документооборота. Чтобы получить консультацию и ознакомиться с перечнем доступных услуг, напишите или позвоните нам.