Регулярные аудиты позволяют всегда держать кадровые документы в порядке, что в современном мире крайне важно. Ведь кроме плановых проверок инспектор может запросить договора и акты после жалобы работника, несчастного случая и даже анализа публикаций в Интернете или СМИ.
Чтобы сократить риски и избежать судебных разбирательств из-за ошибок в документах, целесообразно проводить проверки силами своих сотрудников или приглашенных специалистов. В этой статье мы разберем особенности внутреннего и внешнего аудита, чтобы вы могли надежно защитить свой бизнес.
Какие документы должны быть в кадровом учете?
Проверка кадрового учета начинается с анализа, какие документы должны быть в него включены. Обычно это большое число договоров, актов и соглашений, которые можно разделить на несколько категорий.
- Общие документы, которые актуальны для большинства коммерческих организации. Среди них основные положения (об оплате труда/ обработке персональных данных/ охране труда/ воинском учете), табель рабочего времени и штатное расписание, графики отпусков и правила внутреннего распорядка.
- Документы, оформляемые индивидуально на сотрудников. Например, трудовые договора с соглашениями, согласия на обработку персональных данных, личные карточки и трудовые книжки, приказы (о приеме/ отпуске/ премировании/ увольнении).
- Дополнительные акты, отражающие специфику работы предприятия. Например, график сменности и медицинских осмотров, договоры о материальной ответственности, командировочные удостоверения.
Чем больше штат и разнообразие задач организации, тем сложнее кадровый учет. Это могут быть десятки документов, составленные по стандартизированным формам или с индивидуальным текстом, описывающие взаимоотношения между работодателем и сотрудником.
Что нужно проверять в рамках кадровых аудитов?
Существует несколько методов проверки кадрового учета: полный, частичный и точечный в виде отдельных документов. Каждый из них закрывает свои задачи и помогает компании защищать свои интересы. Порядок и сроки аудитов не регламентируются, но могут зависеть от внешних и внутренних факторов.
- В законодательстве постоянно появляются нововведения, которые могут затрагивать даже основные документы кадрового учета. Выход новых требований — причина для точечной проверки тех актов, на которые распространяются изменения. Как правило, такого рода задачи относятся к срочным. Штрафы не нужны никому.
- Выборочный аудит одного из направлений — возможность выявить несоответствия в связанных между собой документах. После точечных изменений процессы или пересекающиеся данные могут описываться в разных документах не одинаково. Такого рода ошибки рождают вопросы у проверяющих и могут стать базой для подтверждения позиции обиженного сотрудника в суде. Проводить выборочный аудит можно реже, но от его регулярности во многом зависит простота подготовки к любым проверкам и спокойствие управленца.
- Полный аудит кадров занимает много времени и сил, однако именно он обеспечивает системный подход и прочную позицию компании. В результате комплексного анализа можно определить слепые зоны бизнеса в отношении кадровой работы, закрыть спорные юридические моменты и восстановить утерянные документы.
Тем самым аудиту подлежат все виды документов. Вопрос только в том, насколько часто целесообразно их перепроверять и кому поручить эту задачу.
Чем отличается внешний и внутренний кадровый аудит?
Аудит может быть проведен силами собственных сотрудников или сторонними аудиторами. Это не взаимоисключающие виды контроля. Они дополняют друг друга, помогая оперативно вносить изменения в документы и выстраивать системный подход. Эффективность кадрового аудита с использованием обоих методов только возрастает.
Если говорить о внутренней проверке, то ее берет на себя тот, кто ведет кадровую работу. В небольших компаниях обычно это руководитель или бухгалтер, несколько реже отдельный сотрудник — кадровик. Результаты контроля во многом будут зависеть от квалификации и добросовестности проверяющего, с чем могут возникать проблемы. Когда у исполнителя много других задач, то на перепроверку и поиск недостающих актов времени может не хватать. Внешний аудит — это привлечение к кадровой проверке специалиста с большим опытом, который может дать экспертное мнение по поводу документов и новый взгляд на ведение кадрового учета в целом. Такой контроль бывает полезен даже когда учетом занимается кадровая служба из нескольких человек.
Таблица: сравнение внутреннего и внешнего аудитов
|
Вид аудита |
Кто проводит |
Затраты |
Плюсы |
Минусы |
|
Внутренний |
Руководитель или сотрудник (бухгалтер, кадровик) |
Время на изучение новых законодательных актов и приведение документов в соответствие |
Оперативное решение штатных ситуаций, экономия бюджета, максимальная конфиденциальность |
Системные ошибки, риск штрафов из-за несвоевременной реакции на изменение законодательства |
|
Внешний |
Приглашенный кадровик с большим опытом |
Оплата по договору в соответствии с поставленными задачами (консультация, проверка и/или составление документов) |
Снижение скрытых рисков, экономия времени, возможность получить мнение опытного эксперта без найма дорогостоящего специалиста в штат, непредвзятое отношение |
Необходимость согласовывать график проверки, дополнительные затраты |
Таким образом, для комплексного контроля за документацией внешний кадровый аудит не менее полезен, чем внутренний. Затраты на его проведение можно регулировать. Так аудиторы из компании «Простые решения» проводят письменные и устные консультации, проверяют и разрабатывают документы, проводят анализ отдельных актов или всего кадрового учета организации. Обоснование предложений производится с ссылками на законодательство. Это экспертный аудит работы кадровой службы.
Специалисты компании «Простые решения» оказывают услуги по ведению и восстановлению кадрового учета организаций. Большой опыт решения разных задач позволяет им быть компетентными и быстро разбираться в особенностях работы бизнеса. Мы работаем по договору и заботимся о конфиденциальности клиентов. Для удобства на сайте стоимость кадрового аудита указана в перерасчете на число сотрудников. Бесплатная консультация и подбор услуг — по запросу через форму сайта или телефонному звонку.